A substituição tributária é um mecanismo fiscal onde a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS de toda a cadeia de circulação de uma mercadoria é concentrada em um único contribuinte, geralmente o fabricante ou o primeiro importador. Para o varejista, isso tem impacto direto no preço de compra e no custo das mercadorias, e é fundamental entender como funciona para não ter surpresas na hora de precificar ou emitir nota.
Este artigo traz um panorama geral. Para saber se os produtos que você comercializa estão sujeitos à ST e como calcular corretamente, consulte sempre o seu contador.
A lógica da substituição tributária
No regime normal de ICMS, cada elo da cadeia (fabricante, distribuidor, varejista) recolhe o imposto sobre o valor que acrescentou. Na substituição tributária, o fabricante ou distribuidor recolhe o ICMS de toda a cadeia de uma vez, com base numa margem de valor agregado presumida. Quando o produto chega ao varejista, o ICMS já está “pago” para todo o caminho até o consumidor final.
Isso significa que o varejista recebe o produto com o ICMS já embutido no preço de compra, e não precisa recolher ICMS sobre a venda desse produto para o consumidor final. Quando emite a nota fiscal de venda (NF-e ou NFC-e), o produto aparece com tributação específica de ST, indicando que o imposto já foi recolhido anteriormente.
Como a ST aparece na nota fiscal de compra
Quando você recebe uma mercadoria sujeita à ST, a NF-e do fornecedor traz campos específicos: o valor do ICMS próprio (da operação do fornecedor) e o valor do ICMS ST (o imposto recolhido antecipadamente por toda a cadeia). A soma desses dois valores integra o custo de aquisição do produto para o varejista.
É por isso que produtos sujeitos à substituição tributária costumam ter um preço de nota mais alto do que o esperado: parte do valor é o ICMS ST que o fornecedor recolheu e está repassando no preço.
Como a ST afeta o preço de venda e a margem
Para o varejista, o custo real do produto inclui o ICMS ST pago ao fornecedor. Esse valor precisa estar refletido no preço de venda para que a margem seja calculada corretamente.
Um erro comum: o varejista que compra com ST e ainda calcula a margem sem considerar esse custo adicional acaba precificando abaixo do necessário. O resultado é uma margem real menor do que a projetada.
O ponto positivo: como o imposto já foi recolhido, a venda ao consumidor não gera mais ICMS a pagar. Isso simplifica o fluxo de caixa do varejista, que não precisa separar parte da receita de vendas para recolher ICMS posteriormente.
Como o PDV e o sistema de gestão precisam tratar a ST
No cadastro do produto no sistema, o código de situação tributária (CST ou CSOSN para o Simples Nacional) precisa refletir que aquele produto tem ICMS recolhido por substituição. Quando a NFC-e é emitida no PDV, o sistema usa essa informação para preencher os campos fiscais corretamente.
Uma configuração errada no cadastro do produto pode gerar NFC-e com tributação incorreta, o que pode resultar em rejeição pela SEFAZ, autuação fiscal ou pagamento duplo de imposto (o varejista recolhe ICMS sobre um produto que já teve o imposto recolhido na origem).
Por isso, sempre que receber produtos novos ou receber mercadoria de fornecedores diferentes para o mesmo produto, verifique com o contador se a tributação no cadastro está correta antes de começar a vender.
Quais produtos normalmente estão sujeitos à ST
A lista de produtos com ST varia por estado, pois é regulamentada pelos convênios ICMS entre os estados. Em geral, estão sujeitos à ST produtos de setores como bebidas, cigarros, combustíveis, materiais de construção, medicamentos, cosméticos, eletroeletrônicos, tintas e alguns itens de alimentação. Mas a relação exata depende da legislação do estado onde a loja está localizada e do estado de origem do fornecedor.
Se você tem dúvida sobre se um produto que compra está sujeito à ST, o contador é o caminho certo para verificar.
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