A conferência de mercadoria no recebimento é uma das etapas mais importantes do controle de estoque e uma das mais negligenciadas em pequenas e médias lojas. Quando o recebimento é feito de forma incompleta, os erros aparecem mais tarde: saldo de estoque incorreto, custo de produto distorcido, diferenças no inventário que ninguém consegue explicar.
Uma conferência bem feita leva poucos minutos e evita horas de retrabalho.
O que conferir ao receber uma mercadoria
O processo de recebimento envolve três verificações distintas:
- Conferência física: contar os itens recebidos e comparar com a quantidade declarada na NF-e. Verificar se os produtos estão sem avaria, na embalagem correta e dentro do prazo de validade quando aplicável.
- Conferência da NF-e: comparar a nota fiscal com o pedido de compra (quando houver): produto, quantidade, preço unitário e valor total. Verificar se o CNPJ do emitente está correto e se a nota está autorizada pela SEFAZ.
- Conferência de dados para o sistema: antes de dar entrada, confirmar que o produto está cadastrado corretamente no sistema, com o código de barras, unidade de medida e custo atualizados.
O que fazer quando há diferença entre a NF-e e o físico
Divergências entre o que a nota diz e o que chegou fisicamente precisam ser tratadas antes de dar entrada no sistema. As situações mais comuns são:
- Quantidade a menor: o fornecedor enviou menos do que declarou. Registre a diferença, contate o fornecedor para verificar se haverá uma complementação ou um crédito, e dê entrada apenas na quantidade efetivamente recebida.
- Produto diferente do pedido: o fornecedor substitui um item sem aviso prévio. Não dê entrada automaticamente. Verifique se o produto alternativo é adequado e se o preço está correto antes de aceitar.
- Preço diferente do negociado: o valor unitário na nota não bate com o que foi combinado. Esse é um erro que distorce o custo do produto e afeta o cálculo de margem. Não aceite sem resolver com o fornecedor.
- Produto com avaria: registre a ocorrência antes de assinar o canhoto ou protocolo de entrega. Produtos danificados devolvidos sem registro ficam sem amparo para troca ou crédito.
A entrada no sistema: o momento de registrar tudo
Depois de conferir física e documentalmente, a entrada no sistema de gestão deve refletir exatamente o que foi recebido, não o que a nota diz. Se chegaram 95 unidades mas a nota diz 100, a entrada no sistema é de 95.
Nesse momento, o sistema deve atualizar automaticamente:
- O saldo em estoque de cada produto recebido
- O custo médio ponderado do produto (que influencia o CMV e a margem)
- As contas a pagar, gerando o lançamento do valor da nota para o prazo de vencimento acordado
Por que a conferência de entrada impacta o estoque inteiro
Uma entrada errada no recebimento se propaga pelo sistema: o saldo fica incorreto, o custo médio fica distorcido, e o próximo inventário vai encontrar diferenças que ninguém consegue rastrear até a origem.
Por isso, a conferência de entrada não é apenas uma formalidade operacional. É o ponto onde a qualidade do dado começa. Tudo que vem depois, relatórios, análise de margem, reposição automática, depende de a entrada ter sido feita corretamente.
Como organizar o processo na sua loja
Para que a conferência aconteça de forma consistente:
- Defina quem é responsável pelo recebimento e garanta que essa pessoa conheça o processo
- Nunca assine o canhoto ou comprovante de entrega antes de conferir o físico
- Registre qualquer divergência antes de liberar o entregador
- Dê entrada no sistema no mesmo dia do recebimento, enquanto as informações ainda estão frescas
- Mantenha os documentos de recebimento arquivados pelo prazo fiscal adequado
Seu sistema facilita a conferência de entrada com a NF-e?
O sistema da Multilógica Softwares permite importar a NF-e de entrada diretamente, agilizando a conferência e reduzindo erros manuais. Entre em contato:
- Telefone: (31) 3660-3250
- WhatsApp: Clique aqui para falar pelo WhatsApp
- Site: home.multilogica.com.br