Se você já foi conferir um produto no sistema e descobriu na prateleira um número diferente do que o sistema indicava, você conhece o problema da acurácia de estoque. Ele é mais comum do que parece e mais caro do que a maioria dos gestores percebe.
Neste post, vamos explicar o que é acurácia de estoque, por que ela cai ao longo do tempo e quais práticas ajudam a manter os dados do sistema alinhados com o que existe fisicamente.
O que é acurácia de estoque?
Acurácia de estoque é o grau de coincidência entre o saldo registrado no sistema de gestão e o saldo físico real, contado na prateleira ou no depósito. Uma acurácia de 100% significa que o sistema reflete exatamente o que existe. Na prática, pequenas divergências são esperadas, mas quando elas se acumulam, o impacto é significativo.
Baixa acurácia gera decisões erradas: comprar o que já tem em excesso, não repor o que está acabando, informar ao cliente que um produto está disponível quando não está. Todos esses erros têm custo direto no caixa e na experiência de quem compra.
Quais são as causas mais comuns da divergência?
Saídas não registradas
É a causa mais frequente. Acontece quando um produto sai da loja sem passar pelo sistema: venda sem emissão de cupom, retirada interna não lançada, transferência entre setores sem registro, produto cedido como amostra ou brinde sem baixa no estoque. Cada saída não registrada cria uma divergência que se acumula com o tempo.
Entradas não lançadas ou lançadas com erro
Mercadoria recebida do fornecedor e não lançada no sistema, ou lançada com quantidade diferente da nota fiscal, cria divergências no sentido oposto: o sistema mostra menos do que existe. Isso pode levar a reposições desnecessárias ou a erros no custo médio dos produtos.
Furtos e perdas não registradas
Perdas por furto interno ou externo, quebras, vencimentos e deterioração que não são registradas como baixa no sistema criam divergências que não têm relação com falhas operacionais de lançamento, mas produzem o mesmo efeito: o sistema mostra mais do que existe.
Erros de cadastro e de unidade de medida
Um produto cadastrado com unidade errada (comprado em caixa com 12 unidades, mas lançado como 1 unidade) vai gerar divergência em todas as movimentações subsequentes. Erros de cadastro são difíceis de identificar depois que já causaram distorção nos dados históricos.
Como medir a acurácia do seu estoque
A fórmula básica é simples: divida o número de itens com saldo correto pelo total de itens contados e multiplique por 100.
Acurácia (%) = (Itens com saldo correto ÷ Total de itens contados) × 100
Se você contou 200 produtos e 174 estavam com o saldo correto no sistema, a acurácia é de 87%. O benchmark saudável para o varejo fica acima de 95%, mas o ponto de partida é saber onde você está hoje.
Como melhorar a acurácia na prática
Registre toda saída no momento em que acontece
Toda movimentação que não passar pelo sistema é uma divergência criada. Isso inclui retiradas internas, devoluções, transferências e perdas. Criar o hábito de registrar antes de movimentar é mais fácil do que corrigir acúmulos de divergência depois.
Confira as entradas na nota fiscal
No recebimento de mercadoria, confira as quantidades fisicamente antes de lançar no sistema. O que o fornecedor enviou nem sempre corresponde exatamente ao que foi pedido ou ao que consta na nota. Lançar sem conferir é aceitar a divergência antes de ela acontecer.
Faça inventários parciais com frequência
Em vez de esperar o inventário geral anual, faça contagens rotativas por categoria. Contar 10 a 20% do estoque por semana, de forma sistemática, identifica divergências enquanto ainda são pequenas e permite corrigir os processos que as causam antes que o problema escale.
Investigue antes de ajustar o saldo
Quando uma divergência é encontrada, o impulso é ajustar o saldo no sistema para que bata com a contagem. Mas antes de ajustar, vale investigar: a diferença tem explicação? Uma nota não lançada, uma saída não registrada, um erro de unidade? Ajustes sem investigação resolvem o sintoma sem tratar a causa, e a divergência voltará.
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