Perda por vencimento é um dos tipos de desperdício mais comuns no varejo de alimentos, mas também afeta farmácias, pet shops e qualquer negócio que trabalhe com produtos que têm prazo de validade. O problema raramente é falta de atenção: é falta de sistema. Sem um processo definido para acompanhar os prazos, os produtos que vencem primeiro ficam no fundo da prateleira enquanto os mais novos são vendidos.
Neste post, vamos mostrar como estruturar o controle de validade no estoque para reduzir as perdas e agir com antecedência quando um produto está próximo do vencimento.
O princípio PVPS: primeiro que vence, primeiro que sai
PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai) é a regra básica de gestão de estoque para produtos com prazo de validade. Significa que, ao repor uma prateleira ou ao separar um produto para venda, sempre os itens com prazo mais curto devem ser os primeiros a sair.
Na prática, isso significa colocar os produtos mais novos atrás ou embaixo e os mais antigos na frente ou em cima. Parece simples, mas exige disciplina na reposição: é comum o repositor colocar os produtos novos na frente por serem mais fáceis de alcegar, deixando os mais antigos escondidos atrás.
Como registrar datas de validade no sistema
Sistemas de gestão que permitem registrar o lote e a data de validade no momento da entrada da mercadoria são o ponto de partida para um controle sistemático. Com esse cadastro, o sistema consegue:
- Alertar quando um produto tem lotes próximos do vencimento
- Indicar qual lote deve sair primeiro na hora da venda ou separação
- Gerar relatórios de produtos com vencimento nos próximos 30, 60 ou 90 dias
Sem esse cadastro, o controle de validade depende exclusivamente de inspeção física periódica, que é menos sistemática e mais suscetível a falhas.
O que fazer quando um produto está próximo do vencimento?
A melhor estratégia depende de quanto tempo resta até o vencimento:
30 a 60 dias antes do vencimento
É o momento de agir com mais margem. Reposicione o produto em local de maior visibilidade, treine a equipe para oferecê-lo ativamente no atendimento e considere uma promoção moderada. Com saldo grande e prazo ainda razoável, é possível vender a maioria sem desconto agressivo.
Menos de 30 dias
O desconto precisa ser mais agressivo para acelerar a saída. Vender abaixo do custo ainda é melhor do que descartar. Calcule o ponto mínimo: qualquer valor que gere entrada de caixa é preferível ao desperdício total.
Produto já vencido
Produto vencido não pode ser vendido. Deve ser retirado da prateleira imediatamente, baixado no sistema como perda e descartado conforme as normas aplicáveis ao tipo de produto. A nota fiscal de descarte, quando necessária, deve ser orientada pelo contador. Manter produto vencido exposto é uma irregularidade com consequências legais e fiscais.
Rotina de verificação: quando e quem faz?
O controle de validade precisa ser uma rotina definida, não uma tarefa esporádica. Uma prática funcional é designar uma pessoa responsável por uma verificação semanal nas categorias de maior giro e uma verificação mensal mais completa em todo o estoque. Com o sistema indicando os alertas de vencimento, a verificação física se concentra nos itens apontados, tornando o processo mais rápido e eficiente.
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