A saúde das finanças da sua empresa depende de muitos fatores estratégicos e outros tantos fatores operacionais. Otimizar o fluxo de caixa e manter o capital de giro em níveis seguros é muito importante, mas a busca constante pelo controle efetivo dos custos faz parte da ação que os gestores devem ter e é tão importante quanto os demais pontos!
Vamos entender melhor a importância do controle de despesas e quais ações estratégicas as empresas devem seguir para otimizar seus recursos?
Como um controle de gastos pode te beneficiar?
Controlar gastos é uma estratégia sempre valiosa e também um dos principais elementos que compõem o planejamento financeiro de uma organização. Controle de Gastos é sobre analisar as despesas incorridas durante um determinado período, a fim de compreender melhor a natureza de cada despesa.
Assim, é possível identificar formas de reduzir custos e, se possível, até mesmo eliminá-los. Este controle efetivo de custos traz uma série de benefícios para a empresa, como:
- Mensurar e compreender de forma completa o fluxo de caixa, entender como ocorre a entrada de recursos, e, principalmente, quais despesas estão envolvidas e quais despesas devem ser descontadas;
- Identificar despesas, por menores que sejam, que podem ser mais bem controladas para evitar que continuem a desperdiçar dinheiro;
- Informações financeiras precisas permitem que o orçamento de uma empresa seja mais bem elaborado e estruturado de forma a priorizar os aspectos do negócio que exigem mais investimentos;
- Uma compreensão abrangente do comportamento dos gastos fornece aos gerentes uma melhor atribuição para a tomada de decisões.
8 dicas para um controle de despesas mais eficiente:
1. Separe contas pessoais de contas da pessoa jurídica:
Misturar contas é um grande erro grave que inevitavelmente levará a empresa a sérias dificuldades financeiras. Isso acontece porque as despesas são confusas e fica difícil saber se um lançamento de débito se refere a uma despesa pessoal ou a uma atividade da empresa apenas analisando o extrato bancário, impossibilitando a compreensão do impacto da despesa no fluxo do negócio.
2. Classificação das despesas da empresa:
Comece pelo básico, separando as despesas fixas das variáveis e analisando separadamente quais podem ser reduzidas e quais podem até ser eliminadas.
É o caso de entender como reduzir juros de parcelamento de dívidas com credores, renegociar valores e prazos de pagamentos com fornecedores, consultar contadores para saber se há formas de otimizar pagamentos, fiscalizações, e outros representantes para melhorar ação alternativa de rentabilidade.
3. Definir processos:
O processo de redução de custos rumo a um modelo eficiente, requer o envolvimento direto dos gestores de todas as áreas da empresa, bem como a colaboração dos colaboradores.
Para isso, é necessário desenvolver processos organizacionais e operacionais que tenham como foco a economia contínua e o controle de custos sem comprometer as atividades operacionais da empresa.
4. Envolva toda a equipe:
Os colaboradores devem ser envolvidos na estratégia e estimulados a fazer sugestões que possibilitem a redução de custos em seus respectivos locais de trabalho. Esse envolvimento pode ser muito saudável para uma organização, desde que seja feito de forma a não causar preocupação com a saúde financeira da empresa, por parte dos times.
Deve ficar claro que ações voltadas para o controle de despesas e redução de custos são normais em qualquer empresa e os resultados beneficiam a todos que atuam nessa área.
5. Estabeleça metas realistas:
O controle de gastos é um processo contínuo que sempre pode ser melhorado. Portanto, estabeleça metas mensais que possam ser efetivamente alcançadas. Assim, a motivação para perseguir objetivos sempre será alta.
6. Fortalecer o capital de giro:
O rígido controle de custos contribui para o fornecimento do “caixa” de capital de giro e garante que a empresa continue suas atividades sem prejudicar os negócios com os clientes.
Da mesma forma, devemos tentar otimizar as datas de entrada e saída de recursos para que os períodos de déficit sejam os mais curtos possíveis.
7. Crie uma reserva financeira:
Os recursos obtidos com o controle das despesas também devem auxiliar na formação de uma reserva financeira destinada a sustentar a empresa em eventuais momentos de crise. O fundo deve acumular valores entre três e seis vezes o valor do capital de giro, o que dará à empresa o tempo necessário para se reorganizar.
8. Use ferramentas de gestão aliadas à tecnologia:
As empresas podem se beneficiar muito com o uso do software de gestão empresarial! Esses sistemas realizam a gestão financeira e administrativa automatizando uma série de processos que muitas vezes são realizados de forma manual, além de tornar o processo mais confiável e assertivo!
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